Mailen met Bjorn: 5 dingen om rekening mee te houden

Outlook vertelde me laatst dat ik in 2014 al meer dan 4500 mails had gehad. Best veel, en dan zijn er collega’s die nog veel meer krijgen. Je zou eens aan je werk toekomen! 😉

Om mijn werk toch gedaan te krijgen gebruik ik deze 5 regels bij e-mail.

  1. Ik doe 1 keer per dag mijn mail. Zo kan ik deze hele dag ongestoord doorwerken en krijg jij binnen een werkdag antwoord.
  2. Moet ik sneller reageren? Bel me of loop even langs. Ik help je graag.
  3. Wees specifiek in wat je van me vraagt. Ik vind het vervelend als jouw en mijn tijd verspild wordt door miscommunicatie.
  4. Heb ik iets verkeerd gedaan? Of wil je me feedback geven op mijn gedrag? Ik hoor het graag, maar wel persoonlijk en feedback op mijn gedrag privé.
  5. Vraag je iets ingewikkelds van me? Dan geldt ook: bel me of loop even langs. Dat scheelt jou een kwartier tekstdichten en mij een half uur interpreteren. Kans is bovendien groter dat ik waarde kan toevoegen aan het oplossen van jouw probleem.

5 Comments

Add yours →

  1. Ik doe dat niet, ik bekijk alle mail op het moment dat die binnenkomt. Dan bepaal ik ook of ik gelijk antwoord of later. Mail vind ik wel handig omdat het dan gelijk vastligt en omdat ik vrij goed ben in het schriftelijk verwoorden van wat ik wil zeggen.

  2. Ik gebruik al sinds 1992 e-mail. De eerste was Pegasus, dat alleen op het bedrijfsnetwerk werkte met 5 collega’s. Die kon je niet instellen, maar die berichten als ‘Wil je ook koffie?’ waren natuurlijk uiterst belangrijk.

    Toen in 1995 Outlook kwam was dat pingeltje en envelopje in de onderhoek prima uit te schakelen. Ik liet en laat me niet meer afleiden door die onzin en haal al jaren maar een keer of 2 per dag de mail op en verwerk die op een tijd dat het mij gelegen komt. Dat doe ik nu nog altijd voor mijn privé en vrijwilligersmail waarvan ik er circa 10 per dag krijg.

    Bellen is goed om iets af te stemmen, maar anders is mail handiger omdat je dat later na kan lezen en terug kan zoeken. Vaak stuur ik na een telefoongesprek nog een mailtje met wat er gezegd is zodat mijn andere collega’s ook op de hoogte zijn.

    Bellen laat ik overigens ook vaak op de beantwoorder overgaan. 99% van die dingen kunnen best een uurtje later afgehandeld worden als het mij schikt. Ik kan me dan ook beter voorbereiden en ben dan de beller met het thuisvoordeel. Veel mensen spreken de beantwoorder niet in en dan zal het wel niet belangrijk zijn geweest.

    Mailen en bellen op het werk heb ik overigens nog wat effectiever opgelost. Ik ben gewoon met werken gestopt omdat het teveel tijd vrat. Je krijgt dan ook minder inkomsten en hoeft dan ook minder tijd te steken in het uitgeven. 😉

  3. Ik heb me er sinds enige tijd aan gewend de berichten die niet bewaard hoeven te worden direct na lezing weg te gooien. Ik vraag me af hoe dat gaat met het internet, over 100 jaar is dat zo vervuild dat er niets meer is terug te vinden. Maar dan ben ik er niet meer, tenzij er in de hemel ook internet komt.

  4. Twee keer per dag lees ik mijn email.
    Juist het archiveren geeft een helder overzicht van de gemaakte afspraken.
    Een bevestiging van (telefoon-)gesprekken vind ik daarbij juist erg handig en makkelijk.

    Vriendelijke groet,

Geef een reactie